Vorige week observeerde ik bij een crisisoefening van een veiligheidsregio langs de kust. In het scenario sloegen containers over boord tijdens een zomerse stranddag. Badgasten kregen last van irritatie aan de huid en ogen. De grote vraag was wat zat er nou in die overboord geslagen containers.
Na afloop van de oefening vertelde een voorlichter van de Kustwacht dat op een groot containerschip wel 20.000 containers staan. Zo hoog opgestapeld dat je vanuit de stuurhut er nauwelijks overheen kan kijken. Je hebt daardoor een hele grote dode hoek en kan eigenlijk niet zien wat voor op het schip gebeurt. Als er aan de voorkant containers overboord slaan, zie je dat niet. Er kunnen zelfs makkelijk 300 containers in zee vallen zonder dat de bemanning het merkt.
En als je het wel merkt, dan kan je niet zien welke containers het waren. Het schip moet echt terug in een haven en pas dan kunnen ze kijken welke containers ontbreken. Dit kost gemakkelijk 24 uur. Voordat je dus weet wat de inhoud van de overboord geslagen containers was, ben je een dag verder.
Leuke en interessante feitjes, maar je hebt er ook wat aan bij crisiscommunicatie. Het helpt namelijk als je niet alleen zegt, ‘de inhoud is onbekend’, maar ook het waarom erachter uitlegt. Geheel in lijn met de bekende crisiscommunicatieregel ‘geef procesinformatie als je nog geen inhoudelijk antwoord hebt’. Als buitenstaander zou ik me afvragen waarom het zo lang duurt, maar met het verhaal van de Kustwacht begrijp ik weer waarom dat zo gaat.
Zo moeten we de buitenwereld altijd meenemen in onze processen. En om die scherp te krijgen moet een Communicatieadviseur in een Crisisbeleidsteam of Operationeel Team altijd maar de vraag ‘waarom’ blijven stellen. Waarom is de inhoud onbekend? Waarom kunnen we nog niks zeggen? Waarom duurt dat zo lang? Waarom kan die bemanning niet kijken?
Het is de taak van de Strategisch Communicatieadviseur om die waaromvraag te blijven stellen. En vervolgens terug te koppelen naar redacteuren en woordvoerders voor de communicatie naar buiten. Hoe beeldender en concreter, hoe beter.
Begin 2023 kom ik met de volgende Klaar voor elke Crisis-training: Strategisch Adviseren. Daarin ontdek je wat je als Communicatieadviseur allemaal moet halen en brengen in jouw rol als koppelpunt tussen inhoud en communicatie. Met een handige checklist en nieuw ontwikkelde strategietemplates, weet je als adviseur zeker dat je geen zaken mist.
Via deze nieuwsbrief blijf ik je op de hoogte houden van wanneer deze nieuwe online training is en wat we daarin allemaal bespreken.