‘De voorzitter wil vaak iets bereiken met de vergadering en heeft er niet altijd belang bij een agendapunt kort te houden’. Dit zei hoogleraar Dirk Buyens in een artikel in de Volkskrant over ‘beter vergaderen’. Het artikel gaat verder: De kunst is verder om de vergadering kort te houden. Maar hoe doe je dat? Zorg in elk geval voor een heldere tijdslimiet en geef iemand de expliciete taak om die in de gaten te houden. Dat hoeft niet de voorzitter te zijn – liever niet zelfs. ‘Een goede voorzitter geeft bewust iemand anders de taak om het proces in de gaten te houden. Die kan zeggen: het is nu zo laat en we zijn nog maar bij agendapunt drie.’
Ruim een maand terug schreef ik over mijn ervaring in een oefening bij Defensie. Toen had ik onder andere de taak om de tijd bij te houden. Mijn commandant vroeg af en toe ‘wat is de volgende tijd’ en ik zorgde dat ik die altijd scherp had. Ook wees ik erop als iets te lang duurde.
Toch heb ik toen niet voldoende expliciet deze tip gegeven voor iedereen die werkt in een crisisteam. Geef altijd één persoon in het crisisoverleg de taak om de tijd bij te houden, en dat moet niet de voorzitter zijn. In een Crisisbeleidsteam of Operationeel Team zou ik dit ooknniet laten doen door de secretaris of verslaglegger, want die is al te druk met schrijven. Beter is dan om een inhoudelijk adviseur die taak tijdens het overleg te geven. Buiten het overleg kan de secretaris (of assistent hoofd CCT/RAC/ToC voor een crisiscommunicatieteam) wel gewoon de tijd bijhouden. Dus Voorzitters, Hoofden, Teamleiders en Procescoördinators: zet dit punt op jouw checklist voor begin overleg.
Afgelopen weken schreef ik al dat we hoe we werken in crisis ook vaker moeten toepassen in de voorbereiding op crisis, de koude fase. Ook voor dit punt geldt dat. Wijs daarom altijd iemand binnen je organisatie aan die de tijd bijhoudt. Deze persoon is verantwoordelijk om één keer per jaar iedereen bij elkaar te roepen om de werkwijze bij crisis, het crisisplan en OTO-plan even tegen het licht te houden. Om te kijken of nieuwe externe of interne ontwikkelingen en inzichten aanleiding zijn om zaken aan te passen of aan te scherpen. En vervolgens te verwerken en implementeren.
Ik noem dit ‘up-to-date’ blijven. Up-to-date is het vierde en laatste element in de Klaar voor elke Crisis-visie. Het omvat de evaluatie van alles wat tot dan toe gebeurd is. Daarmee zijn alle vier de stappen genomen en is de cirkel rond. De afbeelding geeft de hele Klaar voor elke Crisis visie weer:
Al deze stappen komen samen in het nieuws dat ik volgende week breng. Je hoot het via deze mailing list als eerste.